En 2005 asumí la Dirección General de un consorcio industrial en la rama de bienes de capital que se caracteriza, entre otras cosas, por la rigurosa aplicación de principios éticos que norman la conducta de los colaboradores a partir del Consejo de Administración.
Hace unas semanas el director de finanzas, reportó el faltante de diez mil dólares USA en el fondo para gastos de viaje y diversos. Ese fondo se guarda en una caja fuerte en su oficina y sólo él conoce la combinación.
El reporte señala que su secretaria encontró abierta la caja fuerte al regresar del almuerzo y lo notificó de inmediato a su jefe. Él reconoce haber establecido la práctica de abrir la caja fuerte para el manejo y archivo de diversos documentos por conducto de la secretaria y, peor aún, haber omitido la recepción, revisión de documentos y cierre de la caja fuerte, por distracciones propias de su trabajo. Ambos ignoran quién pudo sustraer los dólares. Se trata de un robo sin violencia, excluido de la póliza de seguros vigente.
Tras consultar al Consejo hemos decidido que el director de finanzas debe reponer el faltante y se le informó que otro descuido será causal de despido. Él considera que nuestro proceder es injusto y se aparta de la ética. ¿Es cierto eso?
Los asesores sugieren
1 Justicia es dar a cada uno lo que le es propio (Ius suum cuique tribuere, según Ulpiano). Resulta que esos dólares en custodia eran de la empresa, para el fondo de viajes y otros gastos y deben regresar ahí. El director de finanzas se muestra muy indulgente consigo mismo, y sin duda negligente en el cumplimiento de sus deberes. Pedirle que reponga esa cantidad no me parece una falta de ética, y sí significará una lección (algo costosa) en responsabilidad profesional. Es de esperar que cumplir con este compromiso que le han impuesto le beneficie personalmente: se aprende de los errores.
Por otro lado, faltan datos sobre el desempeño del personaje en cuestión: ¿Lleva mucho tiempo en la empresa? ¿Es cumplido y eficaz en sus deberes? ¿Es habitualmente generoso al prestar sus servicios? ¿Ha merecido algún premio por su trabajo? Si su historial fuera impecable, su lealtad a prueba de fuego, y se viera que lo sucedido es sólo un error ocasional, se podría encontrar algún camino de compensarle oportunamente, o al menos en parte, con alguna gratificación, para hacerle menos oneroso el desembolso. Por ejemplo, invitándole por parte de la empresa a tomar un curso en el IPADE.
Armando Reygadas
Abogado especialista en Ética de Empresa
2 El proceder es correcto, si bien no es culpable del robo sí es responsable del mismo. La responsabilidad de una persona no es sólo por sus acciones y por las consecuencias derivadas de éstas, derivado del puesto que nosotros elegimos también hay responsabilidades que cumplir. Del puesto de Director de Finanzas derivan ciertas responsabilidades que involucran estar al pendiente de los ingresos y egresos de la compañía; el director (y también la compañía) debe establecer reglas, procesos y sanciones claras para el manejo del dinero interna y externamente. En este caso el director faltó en su responsabilidad de establecer los controles necesarios para el manejo de la caja fuerte que derivó en un robo. Los sistemas de compliance (cumplimiento de normas) ayudan a disminuir el riesgo de este tipo de acciones. Establecer procesos claros en la introducción y extracción de documentos y dinero, definir personas que lo pueden hacer y sanciones derivadas de no hacerlo, es muy importante. Este último punto se omite en las empresas, dejar clara la sanción al faltante de documentos o dinero ayuda a las personas responsables a «protegerse» de que esto llegue a ocurrir.
Rodrigo Villaurrutia
Profesor de Ética de la Empresa
