Las empresas que asumen el laborioso reto de desarrollarse en logística, deben asegurarse de tener la mercancía correcta en el lugar y momento oportuno. Para una estrategia que no admite tropezones, es de gran utilidad contar con una herramienta que ayude al director a diagnosticar los errores de su empresa y a hacerla más eficiente. Los autores, uno de ellos Premio Nacional de Logística 2013, sugieren una herramienta web para enfocar las energías de tu organización.
La logística, si bien no es algo nuevo porque se realiza desde hace cientos de años, en la época actual ha cobrado relevancia en el éxito de las empresas, pues soporta el objetivo del negocio y le permite a la institución ser más eficiente.
¿Esto significa que todas las empresas deberían preocuparse por el tema? No precisamente, lo primero que toda organización debe analizar es qué funciones de logística son esenciales para ella. Si la empresa es de financiamiento, quizá no tenga estas necesidades, pero si atiende aspectos de servicio como transporte, tiendas, fábricas, etcétera, sin duda esas funciones son relevantes. Si la empresa desarrolla tales asuntos, para mejorar su ejecución necesita sistemas y tecnología sustentados en claros procesos de negocio y reglas eficientes.
Hoy en día es imposible pensar en una eficiente Cadena de Suministro (entendida como todo aquello que une nuestros clientes con nuestros proveedores) sin sistemas que nos ayuden a administrarla. Existen más de 25 tipos genéricos de sistemas para administrar la cadena completa pero no todos agregan valor a nuestra empresa, por ello, es importante comenzar por identificar cuáles sí lo hacen y definir en qué orden queremos implantarlos.
Para esta ardua tarea de seleccionar y planear la implantación de tecnología en la Cadena de Suministro proponemos una metodología1 para que cualquier tipo de empresa pueda hacer un diagnóstico y encontrar y diseñar sus propios planes de mejora.
TRES NIVELES DE DECISIÓN
Los sistemas son herramientas que nos sirven para recabar, procesar, analizar y monitorear información para tomar las mejores decisiones en la Cadena de Suministro. Al igual que en el resto del negocio, existen tres niveles de decisión que debemos considerar:
1. Estratégico. El plazo de decisión abarca de semestres a años y resuelve las preguntas: ¿Qué productos hacer?, ¿qué outsourcing contratar?, ¿cuántas plantas debo tener?, ¿cuántos almacenes y de qué tipo?, ¿dónde localizar las instalaciones?
2. Táctico. El plazo de decisión abarca de semanas a meses y trata las siguientes cuestiones: ¿Qué cantidades de SKU (unidad de mantenimiento de existencia) producir/comprar?, ¿qué proveedores uso?, ¿en qué plantas produzco?, ¿qué almacenes y tipos de transporte uso?
3. Operativo. El plazo de decisión es de horas a días, y resuelve: ¿Qué y cómo recibo de mis proveedores?, ¿órdenes a surtir y dónde las surto?, ¿en qué equipos embarco qué ordenes?, ¿qué operadores hacen qué trabajos?, ¿cómo estoy entregando a mis clientes?
SEIS FUNCIONES LOGÍSTICAS
El objetivo de la Cadena de Suministro es llevar productos y servicios de los proveedores a los clientes logrando un balance entre el nivel de servicio y el desempeño del negocio. Para ello efectúa una serie de operaciones que normalmente se asocian con eslabones de la cadena, que se articulan para llevar a cabo los tres macro-procesos básicos (source, make y deliver).
El modelo de Cadena de Suministro del recurso web referido plantea seis eslabones o funciones logísticas: Aprovisionamiento, Producción, Almacenaje, Transporte, Comercio internacional y Punto de venta (ver figura 1). Establece que todas estas funciones deben alinearse a la estrategia del negocio, pues la Cadena de Suministro sirve a la empresa y no a sí misma.
El Mapa Tecnológico
El mapa tecnológico que se muestra a continuación y que se encuentra en la pestaña Sistemas del recurso web referido, es un marco de referencia que representa los sistemas que existen para administrar la Cadena de Suministro. Verticalmente está dispuesto en los tres niveles de decisión señalados. Horizontalmente, y para el caso del nivel operativo de la cadena, dispone la tecnología en términos de las seis funciones logísticas del modelo.
La intersección de los tres niveles de decisión con las seis funciones logísticas, produce un mapa tecnológico con veinticinco tipos genéricos de sistemas.
TECNOLOGÍA QUE TE AGREGA VALOR
El mapa tecnológico representa un gran número de opciones a nivel familias de sistemas y con tanta opción es fácil perderse en el camino de decisión.
Por ello es necesario contar con criterios para seleccionar aquellos sistemas que agregan valor a tu Cadena de Suministro. Para ayudarte en esta labor los creadores del recurso web en cuestión, diseñaron un sistema de evaluación donde al responder 60 preguntas sobre el contexto de las operaciones de tu Cadena de Suministro (pestaña Tu DNA), obtienes tanto el reporte de Relevancia de las Funciones Logísticas como tu Mapa Tecnológico particularizado (pestaña Sistemas).
VALOR Y FACTIBILIDAD
Una vez identificados los diferentes sistemas de administración de la Cadena de Suministro que agregan valor a tu empresa, ya sea con el apoyo del recurso web multicitado o por cualquier otro método, debes hacer un ejercicio de priorización y elegir por dónde comenzar.
Nuestra recomendación es utilizar una matriz que conjugue el impacto o valor que agrega el sistema y la factibilidad de su implantación. Para estimar este segundo criterio de decisión sugerimos considerar, entre otros factores, el nivel de competencia y madurez de la gente involucrada en la función logística donde operaría la solución.
CAMBIO ORGANIZACIONAL
Son dos cosas las que sugerimos tomes en cuenta para el éxito de tu implantación. La administración del proyecto y el cambio organizacional necesario.
Administra el proyecto de implementación bajo los principios del PMI (Project Management Institute) asegurándote de tener reuniones quincenales o semanales para monitorear los avances en cada etapa y trata de probar lo más posible antes de salir en vivo.
Asegúrate de que el equipo de proyecto le dedique todo el tiempo necesario, y además asigna a un par de tus mejores elementos relevándolos de sus tareas cotidianas para darles la disponibilidad requerida; la gente buena sabrá cómo mejorar otros aspectos de tu operación a la par que se ocupa de implementar el sistema; te ahorrará costos de consultoría y se asegurará de que el conocimiento del sistema y de cómo configurarlo se quede en la empresa; así que no dudes en que es la mejor inversión que puedes hacer.
Nuestra experiencia es que la administración del cambio es uno de los factores más relevantes a los cuales te enfrentarás al momento de realizar un proyecto de implementación tecnológica. Dicen que «las escaleras deben barrerse de arriba hacia abajo» como referencia a la importancia de involucrar desde la alta dirección hasta todas las áreas y personas que participarán o se verán afectadas por la implementación del sistema.
Enfoca las energías desde el principio en que la dirección de tu empresa apoye la implementación del sistema y arma una estrategia de sensibilización y compromiso desde la dirección hasta los usuarios de menor nivel; apóyate en el área de recursos humanos y hazlo con sentido común y en línea con el estilo de tu organización.
Notas finales
1 La metodología se basa en la herramienta web, pública y gratuita, que está disponible en www.dnalogistik.com
