Según el último Informe Anual sobre Desarrollo Humano presentado por la onU, «las 225 personas más ricas del mundo poseen tanto como los 2,500 millones de pobres».
Desigualdades tan tremendas como esta nos hacen reflexionar sobre la necesidad de establecer mecanismos eficaces para desterrar gradualmente la pobreza extrema en que viven millones de seres humanos.
Dada la dimensión del problema, los esfuerzos aislados que distintos grupos sociales llevan a cabo resultan insuficientes; es preciso que sociedad y Gobierno desarrollen planes conjuntos para incidir en una solución integral: reconocer la dignidad de la persona humana.
No podemos plantear soluciones a medias, hay que ir al fondo del problema para resolverlo de manera integral y definitiva. Tenemos que referirnos de manera objetiva a las necesidades y derechos básicos del hombre, esto es: casa, vestido, sustento, salud, cultura y esparcimiento; todo ello en un ambiente de libertad y respeto a sus creencias.
Mientras el hombre carezca de uno o varios de los elementos descritos, no se le estará reconociendo y respetando su dignidad.
CÓMO QUE NO
El trabajo que debe realizar la sociedad organizada consiste en atender cada una de esas necesidades básicas. Y para ello debemos sembrar una cultura de la solidaridad en la familia, la escuela, los organismos sociales y gubernamentales; es preciso ser solidario con el que menos tiene, sabe o puede. Seamos objetivos: ¿acaso hay alguien que no pueda aportar algo a los demás? Debemos organizarnos de tal forma que nadie quede excluido de la posibilidad de ayudar a otro.
Al hablar de solidaridad queremos decir que quien tiene una fortaleza espiritual, intelectual o de recursos materiales, debe compartirla. Pero muchas veces no encuentra el camino idóneo y este debe ser, necesariamente, a través de los cuerpos intermedios u organismos de la sociedad mal llamados «organismos no gubernamentales».
Ahora bien, un rasgo indispensable de cualquier institución que se pretenda «sólida» es la salud de sus finanzas, la garantía de su capacidad y fortaleza, al menos en el aspecto material. Desafortunadamente, es muy común que las asociaciones quiebren, lo que obliga a preguntarnos si lo económico es el aspecto prioritario en las instituciones de servicio.
La respuesta debe ser un rotundo NO. Lo económico es un medio de salud institucional, pero no el fin preponderante que une a los ciudadanos comprometidos con quienes menos saben, pueden o tienen.
Por otra parte, procurar fondos para una institución significa proyectar sus bondades, objetivos y necesidades a la propia sociedad. Si la sociedad es la beneficiaria directa, debe ser la primera y principal promotora del desarrollo y consolidación de las agrupaciones de servicio.
TOMAR EL CONTROL
Las organizaciones de asistencia social viven de la captación de donativos de diversas fuentes y por múltiples mecanismos. Sin embargo, como advierte Lorenzo Servitje Sendra, «se ha comprobado que el talón de Aquiles de muchas instituciones es su incapacidad para conseguir el apoyo económico que requieren para realizar su labor».
El problema económico de las agrupaciones de servicio debe resolverse para que tengan tiempo y capacidad de planear a mediano y largo plazo y, de este modo, proyecten los beneficios propuestos a la mayor cantidad de personas posible.
Hay infinidad de recursos, lo que falta es establecer mecanismos de comunicación entre los que tienen y los que necesitan. Pero, ¿cómo lograr que esta comunicación sea óptima? La respuesta es a la vez sencilla y profunda: ser profesionales en nuestra actividad de servicio.
No nos confundamos, ser voluntario no equivale a ser amateur. Por el contrario, si a nuestra actividad de servicio le damos el mismo nivel que a nuestro trabajo profesional, será más productiva y los recursos humanos y materiales rendirán más. Conocer a fondo las técnicas de procuración de fondos puede ser la diferencia entre una institución exitosa y otra mediocre.
Es aquí donde se requieren profesionales en procuración de fondos. Los directivos y voluntarios de cada institución de servicio deben capacitarse para realizar de manera efectiva su misión y alcanzar su visión.
En concreto, antes de iniciar cualquier campaña de financiamiento, es preciso que las instituciones cumplan ciertos requisitos con miras a su profesionalización:
1. Constituirse formal y legalmente
Se requiere la constitución formal ante la ley para que las sociedades de asistencia aspiren a la permanencia y al apoyo creciente y sostenido de sus donadores. En México tenemos dos opciones o figuras jurídicas que permiten gozar de apoyos y privilegios por parte del Gobierno y la sociedad: Institución de Asistencia Privada (I.A.P.) y Asociación Civil (A.C.).
Ambos tipos de sociedad suponen ventajas y facilidades, por tanto, conviene analizar la conveniencia de constituirse de uno u otro modo teniendo en cuenta la situación particular. Las A.C. tienen una gama más amplia de actividades que las I.A.P., pero están obligadas a mayores tareas de tipo administrativo, por ejemplo.
Habrá que analizar lo más conveniente para cada caso. Lo importante es constituirse formalmente. Sería muy útil consultar al Centro Mexicano para la Filantropía antes de tomar una decisión.
2. Integrar un patronato comprometido
Es preciso fortalecer a estos organismos sociales; quienes formamos parte de ellos debemos comprometernos a trabajar de manera sistematizada y ordenada; en una palabra, trabajar profesionalmente para que los frutos sean abundantes y la institución permanezca.
Para pretender el éxito en cualquier campaña de procuración de fondos, debemos contar con un equipo directivo o patronato comprometido con la misión y consciente de los objetivos. Un patronato está diseñado para aportar talento, trabajo y dinero; si no se cumple cualquiera de estos aspectos, no habrá alcanzado su fin.
Todo debe ser serio y transparente en las agrupaciones, y así debe darse a conocer a la sociedad; pues mientras más conoce los beneficios que presta una institución, mayores serán su aceptación, participación y colaboración. Ese es el reto: trabajar bien para servir mejor.
3. Con un cuerpo de voluntarios capacitados y motivados
Si admitimos que involucrar a la sociedad es la única posibilidad de éxito para quien pretende ayudarla, debemos conocerla, profundizar en las motivaciones de las personas y de cada grupo humano.
Ahora bien, los voluntarios forman el mecanismo mediante el cual la sociedad se relaciona con las instituciones de servicio. De ahí que deben conocer la filosofía, historia, objetivos, logros y necesidades de su institución para planteárselos de manera seria y profesional a los diversos grupos sociales y, de este modo, obtener su compromiso de apoyo.
Los voluntarios son personas que ceden generosamente sus conocimientos, aptitudes, recursos y tiempo a una buena causa; por lo mismo, deben ser constantes el respeto y el agradecimiento que mostremos hacia ellos. Si un equipo está integrado, los frutos se multiplican y se pueden vencer las dificultades.
4. Presupuesto de ingresos y egresos a corto, mediano y largo plazo
La premisa en una institución de servicio es: ser para hacer. Debemos asegurar la permanencia de nuestra institución a base del mejor servicio posible, buscando cubrir todas las necesidades y tener un fondo para capitalización y contingencias.
Cuando se requiere pedir apoyo para iniciar las actividades de una institución, o para sostenerla, es necesario presentar un presupuesto muy claro donde se contemplen todos y cada uno de los rubros que lo integran.
A los benefactores les interesa que las instituciones se conviertan gradualmente en autosuficientes, ya sea por las aportaciones de los socios o beneficiarios o por otras fuentes alternativas de ingresos.
5. Definir con precisión misión y visión
La misión de una institución es su propósito fundamental, lo que define su razón de ser y la distingue de las demás. Debe señalar, sin lugar a dudas, a quién pretende servir y en qué forma. Conviene que tenga un sentido trascendente y debe responder a la pregunta ¿quién soy?
Lo importante al describir una misión es que no queden dudas sobre su objetivo. Y a la vez, cuidar no salirnos de alcance, porque entonces se corre el riesgo de no tener una personalidad, un carácter definido.
Por otra parte, muchas obras altruistas se han perdido en el mundo porque les ha faltado una visión de futuro. Se dice que las acciones sin visión carecen de sentido, y que la visión sin acciones se convierte en ficción.
La visión de futuro es un sueño que deseamos se convierta en realidad, tanto para nuestra vida y familia, como para la instituciones y empresas. Es la imagen idealizada de lo que deseamos y aspiramos, pero plasmada en el presente.
La visión de una institución debe responder con absoluta claridad a la pregunta: ¿a dónde voy?
6. Aplicar las 5 etapas fundamentales del proceso administrativo
Estas son: análisis o diagnóstico, planeación, ejecución, control y evaluación. A continuación abundaremos en los aspectos fundamentales de cada una.
HACIA UN CÍRCULO VIRTUOSO
1. Analizar
Se trata de estudiar la realidad de la institución y su entorno; es decir, conocer la relación que guarda o debe guardar con el medio. Conocer sus fortalezas y debilidades, así como los riesgos y oportunidades.
El análisis justificará a la institución en su ser y actuar, por ello, conviene que sea muy objetivo y que responda a las siguientes preguntas:
- ¿En verdad cumple una función vital?
- ¿Qué sucedería si no existiera?
- ¿A quiénes y a cuántos pretende servir?
- ¿Qué «ganan» los benefactores que la apoyan?
- ¿Cuenta con un equipo convencido de directivos y voluntarios?
- ¿Cuáles con los sectores donde solicitará apoyo? (¿Cuál es su «mercado»?)
- ¿Es convincente su caso y se puede documentar?
2. Planear
Aquí deben participar conjuntamente los directivos y voluntarios; de lo contrario, surgirán actividades a realizar sin que haya convencimiento ni compromiso para llevarlos a cabo.
El interés en esta fase es definir el objetivo general de la institución, así como las metas particulares que nos permitirán alcanzarlo y concretarlo. También es preciso determinar quiénes son los responsables de realizar tales objetivos.
Conviene establecer fechas tanto de inicio como de fin estimado para cumplir los objetivos particulares y definir los mecanismos que consideramos óptimos para realizar nuestra actividad.
Finalmente debe aclararse cuál es el objetivo específico de cada actividad contemplada en el plan general (recursos, relaciones, documentos, etcétera) y, si es posible, el producto final del plan en su globalidad.
Lo anterior convendría plasmarlo en una gráfica de GANT o mediante el método que se considere más eficiente, para utilizarlo como instrumento en la definición y evaluación de cada una de las etapas posteriores.
3. Ejecutar
Este es el paso fundamental. Muchas veces nos quedamos en una buena planeación pero con muy poca acción; de ahí que debemos seleccionar muy bien a los responsables de todas y cada una de las actividades contempladas en el plan de la institución.
Es preciso trabajar en equipo, porque, finalmente, todas las actividades están relacionadas entre sí. De ahí que convenga fomentar un ambiente de verdadera camaradería y entusiasmo, así como de sana y constructiva competencia.
Hay que capacitar previamente a los responsables y a su equipo, pues no se puede cosechar sin haber sembrado primero.
No olvidemos que ayudar a los demás de manera organizada equivale a multiplicar los frutos. Los directivos y voluntarios de cada institución de servicio deben capacitarse para realizar de manera efectiva su trabajo. Hablamos de aspectos técnicos, administrativos, de liderazgo, relaciones humanas, comunicación, procuración de fondos, etcétera.
Debemos dar servicios de primera, porque reconocemos la dignidad de las personas a quienes servimos.
4. Controlar
El sistema de control de cualquier proceso administrativo es básico y muy en particular en la procuración de fondos. Muchas veces, omitir algo en una solicitud de donativos es determinante para no obtenerlos.
Es necesario instaurar una metodología clara a seguir en la procuración de fondos. Así, el flujo de las acciones destinadas a la captación de recursos será ordenado y dirigido a convertirse en un círculo virtuoso.
Hay que diseñar las fórmulas necesarias para optimizar nuestro trabajo sin burocratizar la institución. Lo importante es saber, en cada momento, qué pasa o debe pasar en orden al logro de nuestro objetivo.
5. Evaluar
Este proceso consiste en una actividad periódica de retroalimentación; para lo cual, es necesario establecer con antelación las fechas y objetivos a revisar. Cuando se detectan a tiempo dificultades o retrasos, se puede reforzar al equipo débil, cambiar de responsable o dar un sesgo a la actividad inicial propuesta esto, en casos extremos que pongan en riesgo la continuidad del proceso planeado.
En las evaluaciones debe sentirse un claro espíritu de compañerismo y de éxito; congratularnos mutuamente por los avances y sentir como propias las dificultades de los demás miembros del equipo.
Una vez que se ha llevado a cabo el proceso administrativo, hay que pasar a definir el caso, que contiene todo un proyecto de desarrollo, de crecimiento de la institución y de beneficio para la sociedad.
CLARO, EVALUABLE Y CONVINCENTE
El caso es el objetivo específico que se pretende conseguir en un tiempo determinado. Este debe ser claro, evaluable y convincente.
En cuanto a la claridad, no debe quedar duda del tipo de bien que se busca satisfacer (construir un aula, comprar un aparato, cubrir el importe de «x» becas.)
La segunda característica implica señalar con objetividad cuántas personas se beneficiarán en caso de conseguir los apoyos; pueden ser beneficios directos e indirectos (con el aparato de rayos X se incrementará el servicio a 500 personas más al mes, es decir, habrá un incremento en la toma de radiografías del 100%).
Por último, un caso es convincente si no queda duda de que se desea algo necesario y vital para la comunidad.
En cualquier circunstancia y siempre que solicitemos apoyos, se requiere presentar un presupuesto muy claro donde se contemplen todos los rubros, definir con precisión el costo de lo que pretendemos y el tiempo límite para conseguirlo.
Es muy importante también darle un valor a la colaboración gratuita de los voluntarios, particularmente cuando se trate de asesorías o servicios administrativos.
Para culminar el proceso de elaboración del caso, es necesario documentarlo; es decir, elaborar material de apoyo para solicitar los donativos, que deberá ser de la mejor calidad, ya que a la gente le gusta apoyar a organizaciones que trabajan de manera seria y profesional.
Cumpliendo todo lo anterior, y si se nombra a un buen líder para la campaña a realizar, los logros vendrán como consecuencia. Si todas y cada una de las instituciones de servicio de la sociedad hicieran esto, las carencias se resolverían y la humanidad recuperaría la dignidad a la que tiene derecho.
